Private AI.
Klare Regeln.
Diese Seite dokumentiert die geplante Datenschutz- und Betriebsarchitektur von DailyDocs sowie Entwürfe für Impressum, Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen.
Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
[BETREIBER / RECHTSFORM]
[STRAẞE + HAUSNUMMER]
[PLZ + ORT]
E-Mail: [DATENSCHUTZ-KONTAKT]
2. Grundprinzip der Verarbeitung
DailyDocs ist als Local-First-Dokumentenassistent konzipiert. Soweit technisch möglich, werden OCR, Duplikaterkennung, PII-Redaktion und Verschlüsselung auf dem Endgerät ausgeführt. Bei Local only werden Dokumentoriginal und OCR-Volltext nicht in die DailyDocs-Cloud übertragen. Bei Private/Sensitive wird das Original vor dem Upload clientseitig mit AES-GCM verschlüsselt. Bei digitalen Text-/PDF-Dokumenten wird für optionale Cloud-AI-Analysen möglichst lokal extrahierter bzw. redigierter Text verwendet. Bei fotografierten Dokumenten kann nach ausdrücklicher Freigabe eine lokal verkleinerte JPEG-Analysekopie an den in der Datenschutzerklärung genannten Cloud-AI-Dienst übertragen werden; das verschlüsselte Original selbst bleibt im Vault. Die Freigabe kann für ein einzelnes Dokument oder auf Wunsch dauerhaft für zukünftige Dokumente gespeichert werden. Für besonders sensible Dokumente besteht eine separate, jederzeit widerrufbare Freigabe.
3. Kategorien, Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Verarbeitung | Daten | Zweck | Geplante Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| Konto / Login | E-Mail, Authentifizierungsdaten, Session | Bereitstellung des Kontos und Zugriffsschutz | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Private Vault | verschlüsselte Dokumentdateien, verschlüsselte OCR-Daten, Vault-Konfiguration | Dokumentenverwaltung / Synchronisation | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Dokumentanalyse | bei Text/PDF minimierter bzw. redigierter Inhalt; bei freigegebenen Fotos lokal verkleinerte Bildkopie; Dokumentmetadaten | Zusammenfassung, Fristen, Aufgaben, Kategorien | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei besonderen Kategorien ist vor Launch zu prüfen, ob zusätzlich Art. 9 Abs. 2 DSGVO einschlägig ist. DailyDocs erfasst eine ausdrückliche einmalige oder gespeicherte Freigabe für Cloud-AI; besonders sensible Dokumente benötigen eine separate Freigabe. |
| Gmail-Import (optional) | vom Nutzer freigegebene E-Mail-Metadaten, relevante Nachrichtentexte sowie ausgewählte PDF-/Bildanhänge | Erkennen und Importieren von Rechnungen, Bestellungen, Verträgen und Steuerunterlagen | Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; bei besonderen Kategorien ist vor Launch zusätzlich Art. 9 DSGVO zu prüfen |
| Reminder / Web Push | Push-Endpunkt, gerätebezogene Push-Schlüssel, Aufgaben-/Fristmetadaten | Fristerinnerungen bei geschlossener App | Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO |
| Audit / Sicherheit | Aktion, Zeitpunkt, technische Metadaten | Sicherheit, Fehleranalyse, Nachvollziehbarkeit | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; Interessenabwägung dokumentieren |
| Hosting | IP-/Verbindungsdaten beim Websiteabruf | Auslieferung und Schutz der Web-App | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
4. Cloud-AI / OpenAI
4a. Live Market Check / Web-Recherche
Der Live Market Check wird ausschließlich durch eine aktive Nutzerhandlung gestartet. Dabei übermittelt DailyDocs keine Vertragsnummer, keine IBAN, keine Namen und keine Dokumentvolltexte an die Web-Recherche. Verwendet werden nur für den Vergleich notwendige sanitisierte Vertragsmerkmale wie Vertragstyp, bestehender Preis, Tarifmerkmale und – sofern vom Nutzer angegeben – eine grobe Region bzw. Postleitzahl. Bei Kranken- oder Pflegeversicherungen werden keine Gesundheitsinformationen oder individuellen Gesundheitsmerkmale an die Websuche übermittelt.
Die Recherche ist in V15.3 standardmäßig gesperrt und wird erst freigeschaltet, wenn das externe Analyseprojekt für europäische Datenresidenz und die vorgesehenen Data-Control-/ZDR-Bedingungen dokumentiert eingerichtet wurde. Nach Freigabe nutzt sie die OpenAI Responses API über den europäischen API-Endpunkt mit store:false und verarbeitet öffentlich zugängliche Webseiten. Ergebnisse sind Marktindikationen und keine verbindlichen persönlichen Angebote. Insbesondere Versicherungsprämien können von individuellen Risikomerkmalen abhängen. Quellen und Abrufzeitpunkt werden im DailyDocs-Marktcheck gespeichert, damit die Herleitung nachvollziehbar bleibt; Marktchecks werden als zeitlich begrenzt aktuell gekennzeichnet.
DailyDocs übermittelt das im Vault gespeicherte verschlüsselte Original nicht als entschlüsselte Originaldatei an OpenAI. Die AI-Analyse wird nur nach einer aktiven Freigabe gestartet. Nutzer können diese Freigabe einmalig für ein Dokument erteilen oder für zukünftige Dokumente speichern und jederzeit in den Datenschutz-Einstellungen widerrufen. Besonders sensible Dokumente werden nur einbezogen, wenn dafür zusätzlich eine separate Freigabe erteilt wurde. Bei Text/PDF wird möglichst lokal extrahierter bzw. redigierter Inhalt übertragen. Bei fotografierten Dokumenten erzeugt DailyDocs lokal eine verkleinerte JPEG-Analysekopie und sendet diese als Bildinput an den eingesetzten Cloud-AI-Dienst; dadurch ist kein vorgeschalteter OCR-Zwang erforderlich. V15.3 ist technisch fail-closed: externe Analyse wird nur über den europäischen API-Endpunkt freigegeben und bleibt blockiert, solange die Production-Gate-Konfiguration für europäische Datenresidenz und die vorgesehenen ZDR-/Abuse-Monitoring-Kontrollen nicht ausdrücklich aktiviert wurde. store:false bleibt gesetzt. Die konkrete vertragliche Freigabe, das DPA und die tatsächlich aktivierten Retention-Einstellungen müssen vor Public Launch dokumentiert sein.
Aktuelle Referenzen: OpenAI Data Controls / Enterprise Privacy und OpenAI Data Processing Addendum (Fassung 01.01.2026). Für Nutzer im EWR nennt das DPA OpenAI Ireland Limited als relevante Vertragseinheit. Aktuelle Subprozessoren müssen vor Launch aus der OpenAI-Subprocessor-Liste übernommen werden.
5. Supabase
Supabase wird für Authentifizierung, PostgreSQL-Datenbank, privaten Storage und Edge Functions eingesetzt. Das Projekt ist in einer EU-Region konfiguriert. Zugriff auf nutzerbezogene Tabellen wird durch Row Level Security auf den angemeldeten Nutzer beschränkt. Clientseitig kommt nur ein Publishable Key zum Einsatz; Server-Secrets bleiben serverseitig. Vor Launch muss der für das tatsächliche Supabase-Konto geltende DPA/AVV und die Subprozessorliste dokumentiert werden.
6. Netlify
Die statische Web-App wird derzeit über Netlify ausgeliefert. Beim Abruf fallen technisch notwendige Verbindungs-/Serverdaten an. Netlify stellt einen Data Processing Agreement bereit, der nach den jeweils geltenden Vertragsbedingungen zu prüfen und in das Verzeichnis der Auftragsverarbeiter aufzunehmen ist.
6a. Gmail-Import und optionaler Versand
Der Gmail-Import ist eine optionale, vom Nutzer aktiv gestartete Verbindung über Google OAuth. Für den normalen Import fordert DailyDocs ausschließlich den Gmail-Read-only-Scope an und kann damit E-Mails lesen, aber keine Nachrichten versenden, löschen oder verschieben. Nur wenn der Nutzer in einem ausdrücklich geprüften Kündigungs- oder Antwortentwurf auf „Mit Gmail senden“ klickt, fordert DailyDocs zusätzlich separat den Gmail-Send-Scope an. Ein Versand erfolgt niemals automatisch. Der verwendete Browser erhält einen kurzlebigen Zugriffstoken; DailyDocs speichert keinen Google-Refresh-Token und keinen Google-Client-Secret in Supabase oder im Frontend. Beim Scan werden nur passende Kandidaten angezeigt. Erst nach Auswahl werden Anhänge oder relevante E-Mail-Inhalte in den Browser geladen, mit dem persönlichen DailyDocs-Vault verschlüsselt und anschließend als DailyDocs-Dokument gespeichert. Zur Vermeidung von Doppelimporten wird serverseitig nur eine gehashte Gmail-Quellenreferenz zusammen mit der verknüpften DailyDocs-Dokument-ID gespeichert. Die Gmail-Verbindung kann in der App getrennt bzw. die OAuth-Berechtigung bei Google widerrufen werden.
Vor öffentlicher Bereitstellung sind die Google-Workspace-/Gmail-API-Richtlinien, die OAuth-Verifizierung für den verwendeten eingeschränkten Scope und – soweit nach Googles Vorgaben erforderlich – eine Sicherheitsprüfung zu erfüllen. Die tatsächlichen Betreiber- und Domainangaben der OAuth-App müssen mit dieser Datenschutzerklärung übereinstimmen.
7. Push-Dienste des Browsers
Für Hintergrund-Push stellt der Browser eine Push-Subscription bereit. Der konkrete Push-Zustelldienst hängt vom Browser/Endgerät ab. Im Standardmodus Privat enthält die Sperrbildschirm-Nachricht keinen Dokumenttitel oder Absender, sondern nur einen allgemeinen Frist-Hinweis. Detaillierte Push-Texte müssen aktiv gewählt werden.
8. Betroffenenrechte
Betroffene können – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen sowie Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Beschwerden sind bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde möglich. Zuständige Behörde: [NACH BETREIBERSITZ ERGÄNZEN].
9. Automatisierte Entscheidungen
DailyDocs erstellt Hilfestellungen und Priorisierungen, trifft aber keine rechtsverbindlichen Entscheidungen über Nutzer. Insbesondere KI-ermittelte Fristen, rechtliche Einordnungen und Handlungsvorschläge müssen bei wichtigen Vorgängen am Original überprüft werden.
Nutzungsbedingungen
1. Leistungsgegenstand
DailyDocs unterstützt bei der Digitalisierung, Organisation und Analyse persönlicher Verwaltungsdokumente. Funktionen können lokales OCR, Verschlüsselung, Dokumentklassifikation, Frist-/Aufgabenerkennung, Erinnerungen, AI-Zusammenfassungen und Antwortentwürfe umfassen.
2. Kein Ersatz für fachliche Beratung
DailyDocs ist kein Rechtsanwalt, Steuerberater, Arzt, Versicherungsberater oder behördlicher Vertreter. Automatisch erkannte Fristen oder Rechtsfolgen können fehlerhaft oder unvollständig sein. Bei Gerichts-, Rechtsbehelfs-, Steuer-, Gesundheits- oder sonstigen wichtigen Fristen ist das Original maßgeblich und im Zweifel fachkundiger Rat einzuholen.
3. Private Vault / Recovery
Bei verschlüsselten Dokumenten hängt die Entschlüsselbarkeit vom Vault-Code bzw. einem funktionierenden Recovery-Backup ab. Biometrische WebAuthn-Freigaben sind geräte-/domainbezogen und ersetzen das Recovery nicht. Local-only-Dokumente werden nicht serverseitig gesichert und können bei Verlust/Löschung der Browserdaten ohne Backup unwiederbringlich verloren sein.
4. AI-Verarbeitung
Cloud-AI wird nur für dafür freigegebene Dokumente verwendet. Nutzer sollen keine Daten Dritter hochladen, aus verbundenen Postfächern importieren oder verarbeiten, wenn hierfür keine ausreichende Berechtigung besteht. AI-Ausgaben sind Vorschläge, nicht verbindliche Tatsachenfeststellungen.
5. Verfügbarkeit / Beta
Bis zum Produktionslaunch ist DailyDocs als Private-Beta/Entwicklungsprodukt zu behandeln. Funktionen können geändert werden; es wird keine ununterbrochene Verfügbarkeit zugesichert. Für einen kommerziellen Launch sind Haftungsregelungen, Leistungsbeschreibung, Preise, Laufzeiten und Verbraucherinformationen gesondert rechtlich zu gestalten.
6. Missbrauch
Unzulässig sind insbesondere rechtswidrige Nutzung, automatisierte Überlastung, Umgehung technischer Limits, Zugriff auf fremde Konten oder der Versuch, Sicherheitsmechanismen zu umgehen.
7. Löschung
Nutzer können einzelne Dokumente löschen und das gesamte Konto über die App löschen. Bei Kontolöschung werden die Cloud-Dateien entfernt und der Auth-Nutzer gelöscht; nutzerbezogene Datenbankeinträge sind über Cascades an den Auth-Nutzer gekoppelt. Local-only-Dokumente des aktuell verwendeten Geräts werden ebenfalls entfernt.
Impressum
Angaben nach § 5 Digitale-Dienste-Gesetz (DDG):
[VOLLSTÄNDIGER NAME / FIRMA / RECHTSFORM]
[VERTRETUNGSBERECHTIGTE PERSON, FALLS ERFORDERLICH]
[STRAẞE + HAUSNUMMER]
[PLZ + ORT]
Deutschland
Kontakt:
E-Mail: [E-MAIL]
Telefon: [TELEFON, FALLS VORHANDEN]
Register: [REGISTER / REGISTERNUMMER, FALLS EINSCHLÄGIG]
USt-IdNr.: [FALLS VORHANDEN]
§ 5 DDG verlangt für geschäftsmäßige digitale Dienste leicht erkennbare, unmittelbar erreichbare und ständig verfügbare Anbieterinformationen. Die konkret erforderlichen Angaben hängen von Betreiber/Rechtsform/Tätigkeit ab.
AVV-/Dienstleister-Register
| Dienst | Zweck | Technische Daten | Launch-Status |
|---|---|---|---|
| Supabase | Auth, DB, verschlüsselter Storage, Edge Functions | Konto-/Metadaten; verschlüsselte Dokument-Ciphertexte | DPA im Konto prüfen/archivieren |
| OpenAI API | optionale semantische Dokumentanalyse / Ask DailyDocs / nutzerinitiierter Live Market Check | nach Freigabe nur erforderliche Analyseinhalte; europäischer API-Endpunkt; kein globaler Fallback | LIVE GESPERRT · EU-Projekt + ZDR/MAM + DPA erforderlich |
| Netlify | statisches Frontend / HTTPS-Auslieferung | technische Verbindungsdaten; keine entschlüsselten Vault-Dokumente durch DailyDocs-Code | DPA/Terms prüfen |
| Google / Gmail API | optionale OAuth-Autorisierung: Read-only für Import; zusätzlicher Send-Scope ausschließlich nach ausdrücklichem Versandklick | kurzlebiger Browser-Zugriffstoken; relevante Importinhalte werden erst nach Auswahl browserseitig übernommen und vor DailyDocs-Storage verschlüsselt; Entwürfe werden vor Versand angezeigt | OAuth-Verifizierung / Richtlinienprüfung vor Public Launch |
| Browser Push Service | Zustellung von Web-Push-Nachrichten | Push-Endpunkt / verschlüsselte Push-Nachricht | geräteabhängig |
Vor Launch sollte zu jedem Auftragsverarbeiter mindestens hinterlegt werden: Vertrag/DPA-Version, Sitz, Verarbeitungsregion, Drittlandmechanismus, Subprozessor-Link, Lösch-/Retention-Regeln, Security-Dokumentation und verantwortliche interne Freigabe.
So lange bleibt was.
| Datenart | Regel | Technischer Stand V6 |
|---|---|---|
| verschlüsselte Originale | bis Nutzer Dokument oder Konto löscht | keine automatische Inhaltslöschung; Nutzersteuerung |
| Dokumentmetadaten / Tasks / Verträge | bis Nutzer Dokument/Konto löscht oder fachlich nicht mehr benötigt | Kontolöschung über FK-Cascade |
| Audit Log | 90 Tage | täglicher Cron-Cleanup |
| AI-Nutzungs-/Kostenmetadaten | 180 Tage | täglicher Cron-Cleanup |
| Push-Zustellprotokolle | 90 Tage | täglicher Cron-Cleanup |
| deaktivierte Push-Subscriptions | 180 Tage nach Deaktivierung | täglicher Cron-Cleanup |
| Local-only-Dokumente | bis lokale Löschung / Browserdatenlöschung | IndexedDB auf dem Gerät; kein Server-Cleanup möglich |
| lokale .dailydocs-Backups (Legacy .adminlife importierbar) | allein durch Nutzer | DailyDocs-Server hat keine Kopie dieses Exportfiles |
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Betreibers für Abrechnungs-/Geschäftsdaten sind vor kommerziellem Launch separat vom privaten Dokumenten-Vault zu definieren.
Security Baseline
- Clientseitige AES-GCM-Verschlüsselung für V4+-Originale.
- Vault-Code wird nicht serverseitig gespeichert; serverseitig liegt nur der verschlüsselte Master-Key samt KDF-Metadaten.
- RLS/Owner-Policies auf DailyDocs-Nutzertabellen; kein Service-Role-Key im Browser.
- Private Storage-Bucket-Policies pro Nutzerpfad.
- Local-only-Modus ohne Dokument-Cloud-Upload.
- Externe Analyse fail-closed; EU-Endpunkt ohne globalen Fallback; zusätzliche Production-Gate-Freigabe erforderlich.
- AI-Freigabe einmalig pro Dokument oder als widerrufbare Kontoeinstellung; separate Freigabe für sensible Dokumente; serverseitige Consent-Zeitstempel.
- Generisches serverseitiges E-Mail-Ingest bleibt deaktiviert. Gmail-Import erfolgt separat nutzerinitiiert im Browser; ausgewählte Inhalte werden vor dem DailyDocs-Cloud-Upload mit dem persönlichen Vault verschlüsselt.
- TOTP-2FA mit AAL2-Gate; Passkey-Client vorbereitet.
- Strikte Content-Security-Policy; Runtime-Bibliotheken werden im Production-Build lokal gebündelt/ausgeliefert. CAPTCHA-Anbieter ist eine explizit begrenzte Ausnahme.
- Server-Secrets für Push in Supabase Vault; VAPID Private Key nicht im Frontend.
- Push standardmäßig mit minimalem Sperrbildschirm-Inhalt.
- Täglicher Retention-Cleanup für Protokoll-/Usage-Daten.
- Permanent Delete: Storage-Objekte vor Auth-Nutzerlöschung entfernen.
- Offline-Backup zusätzlich mit separatem Backup-Passwort verschlüsselt.
Vor Produktionsbetrieb ergänzen: Incident-Response, Rollen-/Berechtigungskonzept für Betreiberpersonal, Backup-/Restore-Tests, Key-Rotation, Dependency-/Vulnerability-Prozess, Logging-Minimierung, Datenschutz-Folgenabschätzungsprüfung und Verfahren für Betroffenenanfragen.